E-Rechnungspflicht
Strukturierte Rechnungen kommen digital rein — Prüfen, Zuordnen und Ablegen frisst trotzdem weiter Zeit, inklusive GoBD-Nachweisbarkeit.
→ ProzessFabrik prüft, ordnet zu und bereitet die Freigabe vor — in Minuten, nicht Stunden.
Für Inhaber:innen & Teams ohne Zeit für Bürokratie
Rechnungen, Posteingang, wiederkehrende Nachweise — die KI liest, prüft und bereitet vor. Ihr Team gibt frei, statt zu tippen. Spürbare Entlastung ab der ersten Woche.
Kein neues ERP. Kein Tool-Wechsel. Start neben dem Tagesgeschäft, in Wochen statt Monaten.
Für Inhaberinnen, Büroleitungen und Teams, die Bürokratie satt haben — ohne daraus ein IT-Projekt zu machen.
// Was ProzessFabrik ist
ProzessFabrik ist ein Technologieunternehmen, das Ihnen wiederkehrende Bürokratie abnimmt. Wir bauen KI-Agenten, die Rechnungen, Nachweise und Routineaufgaben in KMU, kommunalen Verwaltungen und Kulturbetrieben lesen, prüfen und vorbereiten — Ihr Team entscheidet, statt zu tippen. Ohne Tool-Wechsel, mit spürbarer Entlastung ab der ersten Woche.
// Wo die Zeit hingeht
E-Rechnungen, OZG-Nachweise, Sicherheitsfragebögen, KI-Wildwuchs, Engpassprozesse und Fachkräftemangel — jeder für sich ein Klacks, zusammen schnell ein Arbeitstag pro Woche. Genau da setzt ProzessFabrik an.
Strukturierte Rechnungen kommen digital rein — Prüfen, Zuordnen und Ablegen frisst trotzdem weiter Zeit, inklusive GoBD-Nachweisbarkeit.
→ ProzessFabrik prüft, ordnet zu und bereitet die Freigabe vor — in Minuten, nicht Stunden.
Formulare sind digital, das Nachlaufen bleibt analog: Kopieren, Suchen, Nachfragen — jede Woche aufs Neue.
→ Fristen und Nachweise laufen als steuerbare Vorgänge, nicht als Zettelwirtschaft.
Kundenfragebögen und Ausschreibungen fressen Tage — dieselben Fragen, jedes Mal wieder neu beantwortet.
→ Ein gepflegter Nachweisordner statt Sucherei in Mails und Tools.
Mitarbeitende nutzen längst eigene KI-Tools — niemand hat den Überblick, wo Zeit gespart und wo Risiko erzeugt wird.
→ KI kommt in kontrollierte, nachvollziehbare Abläufe statt Wildwuchs.
Mail, Excel, PDF, ERP und CRM nebeneinander — Vorgänge versanden zwischen den Systemen, Prozesswissen steckt in Köpfen.
→ Der Engpass wird sichtbar, priorisiert und Schritt für Schritt entlastet.
Mehr zu tun, gleich viele Köpfe — fällt eine Person aus, steht der Vorgang still.
→ Wiederkehrende Abläufe bekommen Struktur, die auch ohne eine bestimmte Person funktioniert.
// Wobei ProzessFabrik hilft
Wir übernehmen nicht Ihre Entscheidungen — wir übernehmen die Vorarbeit davor.
Rechnungen und Belege werden extrahiert, geprüft, zugeordnet und für Freigaben vorbereitet. Die buchhalterische Entscheidung bleibt bei Ihren Fachleuten.
Abläufe mit klaren Rollen und Freigaben, damit Vorgänge nicht zweimal angefasst werden müssen — nebenbei DSGVO-konform gedacht und dokumentiert, ohne dass es sich wie ein Compliance-Projekt anfühlt.
SOPs, Preislisten, Verträge und internes Wissen einmal ordentlich abgelegt — griffbereit statt in Köpfen und E-Mail-Postfächern verstreut.
Eingänge lesen, Vorgänge einsortieren, Fristen vorbereiten — die Handarbeit fällt weg, die Entscheidung bleibt bei Ihrem Team.
// Der schnellste Einstieg
Schmale, klar abgegrenzte Erst-Checks mit Festpreis und konkretem Maßnahmenplan — bevor Sie sich für mehr entscheiden, sehen Sie schwarz auf weiß, wo sich Zeit sparen lässt. Jeder Check führt über ein kurzes Online-Formular und einen ausführlichen Fragebogen zu einem 1-seitigen Maßnahmenplan.
Wir prüfen Ihren Rechnungsprozess: Empfang, ZUGFeRD/XRechnung, Archivierung und Steuerberater-Übergabe. Daraus ein Maßnahmenplan mit Ampel und Setup-Empfehlung. Keine Steuerberatung.
Pilot-Check: 199–299 € netto
Zum Check → NIS2-nah · KMU & LieferantenKundenfragebögen, Ausschreibungen und NIS2-nahe Nachweise strukturiert beantworten — mit Maßnahmenplan und Nachweisordner statt Sucherei in Mails und Tools. Keine Zertifizierung, kein Audit-Testat.
499 € netto · Setup optional
Zum Check → KI im Team im GriffWelche KI-Tools laufen im Haus, welche Daten fließen wohin? Wir machen Inventur, klären Datenflüsse und Tool-Regeln. AVV, DSFA und finale Freigaben bleiben bei Datenschutz/Recht.
Pilot 499 € · Setup ab 2.500 €
Zum Check → EU AI Act, ohne PapierkriegKI im Einsatz? Wir strukturieren KI-Inventar, Rollen und Transparenzpflichten. Keine AI-Act-Zertifizierung, keine rechtsverbindliche Hochrisiko-Einstufung — Recht/HR über Fachpartner.
ab 499 € · Setup ab 3.500 €
Zum Check → Der Klassiker: Tool-ChaosMail, Excel, PDF, Portale — Vorgänge versanden in zu vielen Tools. Wir finden den Engpass, priorisieren Automatisierungspotenzial und bringen Prozesswissen in wiederholbare Abläufe.
Pilot 499 € · Setup ab 2.500 €
Zum Check → OZG · Behörden & VereineBehördenportale, Fristen, Förder- und Genehmigungsnachweise im Griff — statt Sucherei kurz vor Abgabe. Wir übersetzen Unterlagen und Fristen in steuerbare Vorgänge. Keine Verwaltungsrechtsberatung.
Pilot 499 € · Setup ab 2.500 €
Zum Check →Die Checks sind aktuell ein interner Entwurf (noch nicht final freigegeben), final unter checks.prozessfabrik.de. Fragen? Kurz melden.
// Auch für Verwaltung & Vereine
Formulare, Portale, Nachweise und Fristen werden in interne, nachvollziehbare Vorgänge übersetzt. Sachbearbeitung wird entlastet, die Entscheidung bleibt beim Amt.
Ehrlich gesagt: Hier stehen wir am Anfang. Einen kommunalen Referenzpiloten haben wir noch nicht — genau dafür suchen wir erste Design-Partner zu fairen Konditionen.
Als Verwaltung anfragen// So geht's los
Kein Großprojekt, kein monatelanges Onboarding — Sie starten neben dem Tagesgeschäft.
Wir zeigen konkret, wo Zeit verschwindet und welcher Vorgang sich zuerst lohnt.
Ein Ablauf wird eingerichtet und läuft mit — Ihr Team testet ihn im echten Alltag.
Weitere Prozesse folgen, wenn der erste sich bewährt hat — kein Big-Bang, kein Zwang.
Auf Wunsch On-Premise oder in Rechenzentren in Deutschland/EU — Details klären wir im Zeit-Check.
// Wie ein Vorgang läuft
Der Rest passiert im Hintergrund — nachvollziehbar, aber ohne dass Sie sich darum kümmern müssen.
Rechnung, Nachweis oder Anfrage kommt rein — automatisch erfasst, nichts geht unter.
Liest, prüft, ordnet zu — die Vorarbeit, die sonst Stunden kostet, läuft im Hintergrund.
Ein Klick statt ein Formular. Die Verantwortung bleibt bei Ihrem Team.
Landet automatisch am richtigen Ort — nachvollziehbar, falls doch mal jemand fragt.
// Zettelwirtschaft vs. ProzessFabrik
Ein KI-Tool aus dem Browser wirkt schnell — bis jeder Vorgang wieder manuell nachbereitet werden muss.
// Der Zeit-Check
Ein klar abgegrenzter erster Schritt: Wir schauen uns Ihre wiederkehrenden Vorgänge an und sagen ehrlich, wo sich in Wochen spürbar Zeit sparen lässt — und wo (noch) nicht.
// Praxis
Detaillierte Referenzen folgen anonymisiert und freigegeben. Schon heute zeigen interne Pilotprojekte, wie viel manuelle Vorarbeit aus wiederkehrenden Vorgängen verschwindet.
Wiederkehrende Anfrage-, Prüf- und Abrechnungsvorgänge wurden von Zettel, Excel und Mail in einen strukturierten, nachweisbaren Prozess überführt.
Case Study in VorbereitungStrukturierte Eingänge werden extrahiert, zugeordnet und für die Freigabe vorbereitet — die Entscheidung bleibt bei den Fachleuten.
Case Study in VorbereitungPro Vorgang festgehalten, wer prüft, wer freigibt und was danach passiert — als Grundlage für spürbar weniger Rückfragen im Team.
Case Study in Vorbereitung// Häufige Fragen
Nein. ProzessFabrik fügt sich in Ihre bestehenden Abläufe ein — Mail, Ablage, ERP bleiben, wo sie sind. Kein Tool-Wechsel, kein Umzugsprojekt.
Der erste Pilotprozess läuft in der Regel innerhalb von zwei bis vier Wochen mit. Die spürbare Entlastung zeigt sich meist schon in den ersten Tagen danach.
Nein. Die KI bereitet vor: prüft, extrahiert, ordnet zu und schlägt vor. Freigaben und Entscheidungen bleiben bei Ihrem Team — ein Klick, keine Blackbox.
Je nach Bedarf: On-Premise in Ihrem Netzwerk, in einer dedizierten Private Cloud oder in Rechenzentren in Deutschland/EU. Ihre Inhalte werden nicht zum Training von Modellen genutzt.
Nein. Beim E-Rechnungs-Workflow prüft, extrahiert und ordnet die KI zu und bereitet Freigaben vor. Die buchhalterische und steuerliche Entscheidung bleibt bei Ihren Fachleuten.
Mit dem Zeit-Check: Wir schauen uns Ihre wiederkehrenden Vorgänge an und zeigen konkret, wo sich in Wochen spürbar Zeit sparen lässt — und wo (noch) nicht.
Der Zeit-Check hat einen Festpreis, den Sie vor Beauftragung kennen. Danach erhalten Sie ein verbindliches Festpreis-Angebot für den Pilot — keine offenen Tagessätze, keine Überraschungen.
Der Stack ist quelloffen (z. B. n8n, Postgres). Bei Vertragsende erhalten Sie Ihre Workflows, Daten und die Dokumentation — kein proprietärer Lock-in, kein Datengefängnis.
Die ProzessFabrik GmbH ist inhabergeführt und schlank aufgestellt — Sie sprechen direkt mit den Umsetzern, kein Vertrieb dazwischen. Für kritische Betriebsfälle vereinbaren wir Vertretungs- und Eskalationsregeln schriftlich, und der offene Stack stellt sicher, dass Sie nie von einzelnen Personen abhängig sind.
Die KI bereitet vor, Ihr Team gibt frei — die Verantwortung für die Freigabe bleibt bewusst bei Ihnen, nicht bei einer Blackbox. Für unsere Leistung gelten die vertraglich vereinbarten Haftungsregeln.
// Zeit-Check
Sagen Sie uns, welcher Vorgang Sie am meisten nervt. Sie sprechen direkt mit dem, der die Prozesse baut — kein Vertrieb dazwischen. Keine Newsletter-Zwangsbeglückung, keine Datenweitergabe an Dritte.
Wir melden uns mit einer ersten Einschätzung — in der Regel innerhalb von zwei Werktagen.